Jak ewidencjonować druki ścisłego zarachowania?

druki ścisłego zarachowania

W jaki sposób należy ewidencjonować druki świadectw szkolnych (giloszy), legitymacji szkolnych i kart rowerowych w szkole? Jestem w posiadaniu następujących rejestrów: szkolny rejestr rozrachunku świadectw, rejestr wydanych legitymacji szkolnych oraz rejestr otrzymanych i wydanych kart rowerowych. Czy zakupione i wydawane druki zapisywać w tych rejestrach czy prowadzić oddzielny rejestr druków ścisłego zarachowania? Jaki powinien być prawidłowy zapis w instrukcji kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania?

Odpowiedź:Wykaz druków ścisłego zarachowania oraz sposób ich ewidencjowania zawarte zostały w § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia MEN z 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Zgodnie z wymienionym przepisem, drukami ścisłego zarachowania są druki świadectw, dyplomów, zaświadczeń, indeksów, legitymacji oraz e-legitymacji. W związku z tym szkoła jest obowiązana prowadzić imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych i legitymacji szkolnych, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, świadectw potwierdzających kwalifikację w zawodzie, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną.

Imienna ewidencja zawiera:

  • imię (imiona) i nazwisko i numer PESEL ucznia albo absolwenta,
  • numer wydanego dokumentu,
  • datę odbioru dokumentu,
  • podpis ucznia albo absolwenta.

Rodzaje zaświadczeń, o których mowa wyżej, zawiera § 2 ust. 3 rozporządzenia MEN z 26 kwietnia 2018 r. Jeśli zatem wymienione w pytaniu rejestry zawierają niezbędne informacje umożliwiające szczegółową kontrolę obrotu drukami ścisłego zarachowania, to nie ma potrzeby prowadzenia dodatkowych rejestrów.

 

ZASTOSUJ

Druki ścisłego zarachowania powinny być objęte kontrolą już od momentu przyjęcia ich do szkoły. W instrukcji kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania należałoby zatem wskazać prowadzone już rejestry, jako te które służą ewidencjonowaniu druków ścisłego zarachowania.

 

Podstawa prawna:

Jacek Miklasiński