Udzielanie informacji o uczniu pocztą elektroniczną

informacja pocztą elektroniczną

Osoba, która prosi o udzielenie informacji o uczniu - podaje w e-mailu informację, że jest rodzicem dziecka (ojcem). Czy udostępniając dane o uczniu (informację czy dziecko zostało przez matkę zapisane do naszej szkoły), naruszamy przepisy o ochronie danych osobowych?

W przypadku opisanym w pytaniu nie można udzielić informacji o uczniu drogą mailową. Należy zachować szczególną ostrożność, udzielając informacji o uczniu w przypadku, gdy nie jest możliwe zidentyfikowanie odbiorcy tej informacji. Zawiera ona dane osobowe, które oczywiście muszą być szczególnie chronione, zgodnie z regulacjami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO.

Groźba naruszenia ochrony danych

Udostępnianie danych osobowych podmiotowi, którego tożsamość nie mogła zostać w żaden sposób zweryfikowana, grozi naruszeniem ochrony danych, pociągającym za sobą konsekwencje przewidziane m.in. w art. 33 RODO. Przepis ten wskazuje, że w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je organowi nadzorczemu, czyli Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

EKSPERT RADZI

Naruszenie ochrony danych może również skutkować nałożeniem kary administracyjnej. Dlatego też, w przypadku, gdy nie ma możliwość identyfikacji odbiorcy warto wezwać go do osobistego stawiennictwa w szkole, właśnie w celu dokonania tej identyfikacji.

Podstawa prawna:

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 33.
Autor: Michał Łyszczarz